Все что нужно знать о онлайн кассах простыми словами

Что представляет собой онлайн-касса?

Онлайн-касса – аппарат, предназначенный для выполнения считывающих мероприятий. Касса, оснащенная современными технологиями, должна выполнять следующие действия:

Заносить данные qr информацию на бумажный чек;
Доставлять электронные копии чеков покупателям по требованию;
Должна быть с фискальным накопителем в корпусе;
Легко производить действия с представителями аккритованных ОФД (опертор фискальных данных).

Данные нововведения должны соблюдаться, придерживаясь нововведений законопроекта с 2017 года.

Если нет возможности приобрести обновленную систему, то можно усовершенствовать и усовершенствовать старую, но работающую кассу.

Такие мероприятия можно выполнить с различными кассами и накопителями производителя «Вики», которые подлежат трансформации. Стоимость за такую доработку составляет 7500 рублей. В неё включена цена нового фискального накопителя – 6000 рублей и оформленные бумаги, и договора, указывающий номер ККТ. Программное обеспечение обновляется автоматически на каждом аппарате Вики.

Обновленные кассы, а также переделанные старые помещаются в реестр кассовых систем, и проходят проверку ФНС для подтверждения.

Принцип работы онлайн-кассы и содержимое чека

После нововведений продавать товары можно по следующей схеме:

Когда покупатель вносит деньги за товар, оформляется чек.
Чек записываетя в фискальный накопитель и подписисываетя.
Хранилище просматривает информацию и доставляет её напрямую к операторам фискадьных данных.
ОФД проверяет и отправляет обратнуй связь, что чек получен
Далее ОФД отправяет данные в налоговую.
По просьбе покупателя, продавец может предоставить ему квитанцию одним из вариантов – отправить на мобильный телефон в документе пдф или прислать на почту в электронном письме.

Что входит в чек онлайн-кассы

Если клиент потребовал получить чек, на бумажной квитанции обязательно указывается адрес или номер, куда был доставлен чек.

Обязательным пунктом в чеке является адрес продажи. Он может изменяться в зависимости локации кассы. Если продажа осуществляется из магазина, указывается адрес магазина. Когда товар продаётся из автомобиля, продавец должен указать государственный номер и модель машины. Если покупка совершенна в интернет-магазине, на чек вписывается официальный адрес магазина, в данном случае кассир может не указывать свою фамилию.

Новая терминология

ОФД – оператор фискальных данных.

Служба операторов несет ответственность за прием, переработку, выявление неточностей и доставку данных инспекцию. Также эта система является хранилищем чеков на протяжение 5 лет и выдает электронные копии документов. Если клиент захочет просмотреть список онлайн-касс, его можно посмотреть на странице налоговой.

Реестр онлайн-касс

Список кассовой аппаратуры, которая готова управляться новыми нормами и по правилам, и подтверждена ФНС РФ. По статистическим данным, которые проводились зимой 2016 года в реестр было занесено около 46 ККТ. Перечень техники постоянно обновляется, поэтому каждый желающий может ознакомиться с ним в любое время на сайте. Помимо всего каждая аппаратура будет внесена в реестр, как отдельный экземпляр.

Фискальный накопитель

Обрабатывает и зашифровывает данные, после чего передает их в ОФД. Этот аппарат пришел на смену ЭКЛЗ.

Фискальные данные

Все данные об операциях, которые были произведены на кассе. Технические характеристики должны соответствовать нормам, прописанных законом, на данный момент рынок может предоставить только одну модель накопителя. Для ФН также существует реестр, куда вносится каждая модель.

Срок действия фискального накопителя

Касаемо срока действия, для всех организаций он разный, а также зависит от системы, которая занимается налогами, например:

Срок действия ОСНО – на протяжение одного года;

УСН, ЕНВД, ПСН – до 6 месяцев.

Срок действия начинается с момента его установки и активации, то есть, проведения привой операции. После замены накопитель должен храниться со всеми документами не менее 5 лет. Произвести замену ФН продавец может самостоятельно. Но рекомендуется обращаться к специалистам, чтобы не возникло сбоя или вопросов с регистрацией.

Приобрести фискальный накопитель можно в своем центре обслуживания, стандартная цена от 6000 рублей.

Договор с ОФД

Договор с оператором является обязательным документом из нового закона. Если таковой отсутствует будет проблематично зарегистрировать кассу. Предприниматель может отказаться от услуг старого оператора и перейти на нового, стоимость услуг в год от 3000 рублей.

Кому нужно перейходить на онлайн-кассы

Переход на новый уровень включает в себя несколько этапов и относится к:

Организациям, которые уже пользуются ККТ;
Магазины, продающие алкогольный товар;
Продавцы онлайн-магазинов;
Компании, которые предоставляют услуги гражданскому населению, однако в производстве не используются кассы;
Бизнесмены, которые владеют автоматическими торговыми системами и денежными терминалами.

Вышеперечисленные организации, должны передавать данные операторам и выдавать чеки покупателям услуг.

Такие новшества не обошли стороной ИП, которые используют БСО – бланки строгой отчетности. Они тоже обязаны перейти на новые технологии. Владельцам данных бланков следует обратить внимание, что их форма меняется. Будущая реформа говорит о том, что летом 2018 года платежи с БСО должны оформляться по-новому. Система точной передачи информации также относится к функциональным возможностям новых касс.

В какие сроки осуществляется переход

С февраля предыдущего года перешли обладатели отмечаемых ККТ. Полностью был переход на онлайн-кассы и прекратилась замена ЭКЛЗ. Уже с этого момента регистрация совершалась по новым правилам.

С апреля 2017 года, переход касался всех компаний и ИП, которые участвовали в продаже алкоголя, не входили в этот список только те, которые продают слабоалкоголку и некрепкие напитки. с начала апреля осуществлялся переход на обновленные системы для продавцов подакцизного алкоголя. Кто продает пиво, сидр, эль и другие напитки также переходят на онлайн систему, придерживаясь системы налогов.

С июля 2017 года предприятия перешли с систем ОСН, УСН и др. С указанной даты прекращают свою работу ЭКЛЗ, все кассы должны быть с ФН.

1 июля текущего года, перейдут компании, торгующие розницей и связанные с обслуживанием посетителей в общественных местах. В этот перечень входят ИП на ПСН, ЕНВД, если работают наемные люди.

Со следующего года перейдут компании на ЕНВД, помимо общепита и розничной торговли. ИП на ПСН и на ЕНВД без наемных сотрудников. Также фирмы, которые предоставляют услуги, выдающие БСО.

Часто задаваемый вопрос, возникающий у владельцев нескольких систем, например, УСН и ЕНВД, как правильно и по какой дате проводить переход?

Отвечая на этот вопрос, можно сказать о том, что все, кто переходит на новую систему по УСН параллельно могут сменять или нет остальные варианты. В любом случае при каждом режиме будет выдаваться чек.

Кому не обязательно переходить на онлайн-кассы

Существует перечень организаций, показывающий какие организации освобождаются от подобных действий:

Малый бизнес, занимающийся ремонтом обуви и одежды;
Продавцы на прилавках рынка и ярмарки;
Владельцы цистерновых или бочковых продаж;
Киоски, продающие газеты, журналы, коммунальные книжки;
Сдающие в аренду собственное жилье;
Все места с безналичной оплатой;
Кондукторы в общественном транспорте;
Работники общепита в учебных заведениях;
Кредитные компании, связанные с ценными бумагами;
Религиозные центры и их отрасли;
Продавцы почтовых марок;
Продажа самодельных предметов народного быта;
Торговцы в труднодоступных местах с плохой связью или отдаленных местностях имеют права работать без ККТ. Такие места определяет руководство на месте.

Как перейти на новую кассу

После внедрения системы ЕГАИС для продавцов алкоголя, опыт показал, что многие владельцы откладывали операцию как можно дольше, что влияло на работу предприятия. Так, если заказать кассу перед самими сроками замены, производители не успевают справляться с нагрузками и работа замедляется, служба логистики из-за нагрузки не оказывает нужных услуг вовремя, а магазины с товаром стоят без возможности на продажу. К тому же это может привести к штрафам налоговой службы.

Идеальным решением будет перейти уже сейчас

Как перейти на онлайн кассы

Мы предлагаем такие этапы перехода:

Для этого можно просто обратиться в сервисный центр и узнать, можно ли дополнить и улучшить данную модель. Если это возможно, то нужно узнать стоимость дополнительного комплекта и входит ли в него ФС.

В эту сумму принято включать услуги ЦТО по обработке ККТ. Чтобы не платить дополнительные деньги за повторную смену ФН, лучше не производить замену самостоятельно. Регистрация кассы несложная, но бывают мелочи, в которых даже специалисты делают ошибку. Так, если ошибку сделает сотрудник ЦТО, то новый накопитель будет возмещен за их счет, не менее 6500 рублей. Если предприниматель ошибется, то платить будет за это сам.

Даже если касса подается модернизации и её можно дороботать, необходимо рассмотреть все нюансы. Так как очень часто некоторые детали и механизмы в изношенном состоянии и требуют полной замены. В таком случае дешевле будет купить новый кассовый аппарат.

Чтобы не ошибиться нужно сравнить все возможные варианты. На рынке, представленных новых моделей нужно присмотреть подходящий вариант. В это же время у специалиста узнать сколько будет стоить доработка и обновление старого аппарата. Если окажется, что практически все детали стоит заменить на новые, то лучше сразу покупать новый. Обязательно нужно сравнить возможности старой и новой кассы.

Такую проверку можно сделать на сервисе ФНС в онлайн режиме, куда занесены все экземпляры ККТ.

Там же можно проверить фискальный накопитель.

Чтобы не выплачивать дополнительные деньги, лучше узнать дату окончания действия ЭКЛЗ и подождать пока он закончится. По истечению срока действия сразу обновить аппарат и перейти на кассу онлайн.

Касса работает только при стабильном соединении Интернета, благодаря ему она проводит свои операции. Чтобы не было постоянных перебоев и отключений у провайдера лучше узнать о специальных тарифах, или проконсультироваться у сотрудников АСЦ. Узнайте у провайдера какая сеть стабильнее или быстрее – проводная или беспроводная.

Если на кассе установлено кассовое ПО с товароучетной системой, то необходимо узнать совместима ли она с новой системой, будет ли функционировать по новым требованиям, сколько будет стоить модернизация и доработка, а также в какие сроки она будет произведена. Например, кассы «Вики» совмещают работу со всеми товароучетными системами причем бесплатно, часто называемый – базовый функционал. После всех подготовительных работ нужно определиться со временем перехода на онлайн-кассу.

Снятие с учета производится в сервисном центре ЦТО. Сначала на месте пишется заявление о том, что владелец снимает с учета. Затем с этим заявлением направиться в налоговую службу. В центре должны выдать карту владельца кассы, с отметкой о том, что она не числится на учете.

Без операторов невозможно будет зарегистрировать ККТ и начать установку. Необходимо аккуратно подойти к изучению каждого варианта. Договор ОФД составляется в электронном виде и акцептуется при регистрации на официальном сайте. Эта документация не требует особых бумаг и посещения служб. После успешного заключения договора можно переходить к финальному этапу – регистрации.

Выяснение можно ли модернизировать и доработать ту кассу, которая у вас уже есть
Проверить реестр ФНС, есть ли там ваше оборудование
Составить план замены ЭКЛЗ
Провести интернет соединение в магазин или предприятие
Узнать об обновлениях программного обеспечения кассы
Снять с учета ФНС старую кассу
Определиться с ОФД и заключить новый договор
Регистрация онлайн-кассы

По новому закону регистрировать кассу можно двумя способами – традиционным и в электронном виде.

Первый способ остается старым и не требует новых действий. Что для этого нужно:

Собрать все необходимые документы;
С новым кассовым аппаратом и ФН подойти в ФНС;
Написать заявление и ожидать решения;
Через некоторое время с заявителем свяжутся сотрудники налоговой и предоставят новый регистрационный номер.

Второй способ освобождает от похождения по инстанциям и сокращает время на процедуру. Но для этого варианта необходима электронно-цифровая подпись. Её можно получить в удостоверяющем центре.

Этапы регистрации:

Зайти на сайт nalog.ru и пройти регистрацию для входа в личный аккаунт;
Заполнить заявление в личном кабинете;
Ввести старый номер кассы и накопителя в соответствующие поля;
Перед клиентом всплывет окно для введения реквизитов ОФД;
Если все действия и данные введены корректно, система выдаст новый номер регистрации ККТ.

За договором ОФД и электронной подписью вы можете обратится к нам. Мы поможем вам пройти регистрацию кассы в налоговой.

Обновленные штрафы

Штрафование по новым правилам действует с 1 февраля 2017 года, наложить штраф на предпринимателя имеет право только уполномоченный сотрудник Федеральной налоговой службы. Размеры могут варьироваться от 3000 рублей до лишения лицензии на торговлю, все зависит от причины штрафа.

Несколько примеров штрафов:

10 000 рублей для ООО за работу без онлайн-кассы;
3000 рублей за применение ККТ, которое не соответствует нормам ИП;
ИП на 25-50 % от продаж, если сумма не менее 10 000 рублей;
Работа без кассы для ООО на 75-100% от продаж, на сумму не менее 30 000 рублей;
Если покупатель по требованию не получил свой чек от 10 000 рублей.

По новым правилам оформление административных нарушений стала намного проще. После первого предупреждения грозит устное наказание. Если нарушение повторилось, то инспектор имеет право остановить торговлю на 3 месяца. Чтобы избежать подобных катастроф, следует соблюдать все правила нововведений.

Как правильно выбрать онлайн-кассу

Перед тем как покупать новую кассу необходимо составить список вопросов, которые надо будет решать с помощью данного аппарата. Описанные требования помогут в выборе варианта. Можно сделать внимание на следующих вопросах:

Будет ли касса использована, как средство автоматизации бизнеса? Если ответ на данный вопрос положительный, то необходима касса с товароучетным программным обеспечением (1С и её производные). Если ответ отрицательный – достаточно выбрать аппарат, который способен помещать информацию о продажах в стандартную таблицу Excel.
Есть ли в продаже алкоголь или есть в планах его продажа? Если алкоголь продается, то система должна быть подстроена под ЕГАИС. Она должна активно работать совместно с УТМ и выполнять несколько функций – оформление остатков и т.д.
Есть ли опытный айтишник? Новая касса не только выдает чеки, но и напрямую зависит от интернета, от активного функционирования с ОФД и с криптографическое средство. Если из сотрудников никто не владеет такими данными, то необходимо заключить договор с обслуживающим центром, который будет предоставлять свои услуги в случае поломки.

Чтобы было проще разобраться, обратите внимание на пример с кассой для магазина у дома.

Предприниматель владеет небольшим магазином, в котором продаются пиво, сидр и другие безалкогольные напитки. Продажи идут успешно, но владелец хочет увеличить прибыль, при этом не отдавая большие суммы на мало обиходный товар. Например, работает 1 кассир, которому на смену выходит сам владелец.

Для этого нужна аппаратура, которая поддерживает ЕГАИС, товароучетное программное обеспечение, к тому же необходимо техническое обслуживание.

Для данного вариант идеально подойдет Вики Мини Ф. Эта ККТ соответствует всем требованиям 54-ФЗ и оснащена всеми функциями, которые подходят к работе с ЕГАИС. Она поддерживает все системы товароучета. При покупке кассы заключается договор на техническое обслуживание специалистом.

Следующий вариант на примере кассы для салона красоты

Данный пример рассмотрен при учете нескольких условий:

По городу есть сеть парикмахерских;
Общая информация о клиентах заносится в ЦРМ-систему;
Обязательно на компанию работает программист, который занимается настройкой и контролем системы, а также устраняет технические проблемы.

Здесь хорошо подойдет оптимальный и бюджетный набор из кассы Вики Принт 57 ф и системного блока Вики Микро.

Если салон отличается роскошью и дорогими предметами, то для этого варианта подойдет Вики Классик и Вики Принт 80 Плюс Ф. По техническим характеристикам он похож на предыдущий вариант, но отличается гармоничным дизайном.

19.06.2018